Oito erros pagam quase todo o sobrepreço de uma fatura de frete

Erro de fatura de frete tem pouca variedade: é um conjunto pequeno e repetitivo, porque quase sempre nasce da mesma causa: um parâmetro configurado errado no sistema de quem fatura. Um parâmetro errado não erra uma vez, erra em regime, em toda a rota, todo mês, até alguém recalcular.

Oito tipos cobrem a maior parte do dinheiro. Estão em ordem do que costuma valer mais.

1. Cobrança em dobro

O que é. O mesmo embarque faturado em dois CT‑es diferentes.

Por que é o mais caro. Duplica o documento inteiro, não uma linha dele. Um CT‑e de R$ 13 mil duplicado vale mais que cinquenta erros de tarifa.

Como se detecta. Sem contrato: procurar CT‑es com a mesma nota fiscal, a mesma rota e o mesmo peso. É aritmética, não estimativa: quando aparece, não há discussão.

2. Tarifa da faixa de peso errada

O que é. A tabela de frete-peso é escalonada: quanto mais pesado o embarque, menor o R$/kg. Aplicar a tarifa da faixa de 500 kg a um embarque de 2 mil kg cobra o triplo do devido.

Por que acontece. Configuração da faixa no sistema, ou o peso taxado calculado antes de decidir a faixa. Uma vez errado, erra em toda a rota.

Como se detecta. Com o contrato, é direto: recalcula-se a faixa a partir do peso taxado e compara-se a tarifa. Sem o contrato, dá para ver a incoerência: a mesma rota e a mesma faixa cobradas a R$/kg diferentes no mesmo mês.

3. Peso taxado inflado

O que é. O frete-peso incide sobre o peso taxado, que é o maior entre o peso real e o peso cubado. Inflar o peso taxado infla o frete proporcionalmente.

A variante silenciosa. Às vezes o peso inflado cai numa faixa mais barata e o total sai menor que o devido. Não há sobrepreço naquele CT‑e, mas o cálculo está errado, e a transportadora pode voltar a cobrar a diferença mais tarde. Vale sinalizar.

Como se detecta. Reconstruindo o peso taxado que explica o valor cobrado e comparando com max(peso real, cubagem × 300). A regra dos 300 kg/m³ é do Manual NTC: ela vale mesmo que o contrato não a mencione. Detalhe em peso cubado.

4. GRIS sobre base errada

O que é. O GRIS, gerenciamento de risco, é um percentual sobre o valor da nota fiscal da mercadoria, tipicamente entre 0,10% e 0,30%, quase sempre com um mínimo em reais.

O erro clássico. Aplicar o percentual sobre o valor do frete em vez do valor da nota, ou aplicar um percentual maior que o contratado.

Como se detecta. Calculando o percentual implícito de cada linha sobre a nota. Numa fatura correta, esse percentual é constante. Onde ele foge, ou a base ou o percentual está errado, e se o valor bate com o percentual aplicado sobre o frete, o diagnóstico é o próprio número.

Cuidado com o piso. Quando o mínimo em reais pega, o percentual implícito sobe legitimamente. A assinatura de um piso é o mesmo valor em reais aparecendo em notas de valores diferentes; um percentual nunca faz isso. Confundir piso com erro é a forma mais rápida de perder credibilidade numa glosa. Detalhe em GRIS.

5. Ad valorem em percentual diferente do contratado

O que é. O frete-valor, ou ad valorem, também incide sobre a nota, tipicamente entre 0,20% e 0,50%. É irmão do GRIS e erra pelas mesmas razões.

Como se detecta. Mesmo método: percentual implícito por linha, comparado ao percentual do contrato ou, na falta dele, ao percentual que a própria fatura aplica na maioria das linhas.

6. Frete mínimo somado ao frete-peso

O que é. O contrato manda cobrar o maior entre o frete-peso calculado e o frete mínimo da rota. Somar os dois é erro de configuração, e ele infla toda entrega leve daquela rota.

Como se detecta. É o erro com a assinatura mais bonita: sobra um valor constante em vários CT‑es da mesma rota. Frete-peso varia com o peso; um K fixo sobrando em cinco documentos diferentes só pode ser um mínimo somado.

7. Generalidade não prevista no contrato

O que é. Taxa de agendamento, paletização, despacho, estadia, reentrega, devolução. Elas existem e são legítimas, quando estão no contrato, no valor do contrato, na situação que o contrato descreve.

Por que é chato de achar. Uma linha de R$ 55 não chama atenção. Cem linhas de R$ 55 são R$ 5.500 no mês, e o mês que vem também.

Como se detecta. Só com o contrato. A lista de generalidades cobráveis é fechada e contratual, sem ela, um auditor não sabe se a taxa é indevida ou apenas incomum.

8. TDE indevida

O que é. A TDE, taxa de dificuldade de entrega, remunera entrega em local de acesso restrito. O contrato traz um anexo de CEPs ou de localidades elegíveis.

Como se detecta. Cruzando o CEP de entrega com o anexo. Também exige o contrato.

O que este mapa diz sobre auditar sem contrato

Quatro dos oito erros, cobrança em dobro, peso taxado, GRIS e ad valorem, se detectam com a planilha da fatura e nada mais, porque a fatura se contradiz sozinha ou contraria uma norma pública. Somados, eles costumam responder pela maior parte do valor, porque incluem o mais caro de todos.

Os outros quatro, faixa de peso, mínimo, generalidades e TDE, exigem a tabela assinada. São individualmente menores e coletivamente relevantes, porque são os que se repetem em toda linha.

Daí a ordem prática de quem está começando: rodar os testes que não precisam de contrato para saber se vale o esforço, e ir buscar o contrato quando a resposta for sim. É como o Auditor de Frete está desenhado, sem contrato roda na hora, com contrato roda tudo.